（一）有效发送信息的技巧

在信息发送过程中，信息包括三个方面的内容：信息、思想和情感。在沟通中，发送的不仅仅是信息，还有思想和情感。以下是有效发送信息的相关技巧。

1.怎样发送信息（How）

在发送信息的时候，要选择有效的信息发送方式。沟通有时主要传递的是信息，有时主要传递的是思想和情感。首先考虑要发送的信息内容本身是以信息为主还是以思想和情感为主，据此选择合适的发送方式。比如面谈、纪要、信件、备忘录、电话，还是其他形式。

2.何时发送信息（When）

发送信息要选择恰当的时间，考虑接收者的情绪。

3.确定信息内容（What）

在选择具体内容的时候，我们一定要确定说哪些话，用什么样的语气、什么样的动作去说，这在沟通中非常重要。

4.谁该接收信息（Who）

确定谁是信息的接收对象，然后获得接收者的注意、观念、需要、情绪。

5.何处发送信息（Where）

考虑在哪里或什么场合发送信息。

另外，发送信息的人在发送信息的时候要能够做到从受众能接受的角度准备每一个信息，把自己置于对方的立场，说前对思想进行整合，整合后的思想要用合适的符号表达，应清楚、明白、具体、简单、正确、关键，用合适的语音语调，善于利用非语言因素，说话的人要进行自我认知与角色定位。

（二）有效聆听的技巧

1.倾听的重要性

在沟通的各种形式中，阅读占9%，书写占16%，交谈占35%，倾听占40%，倾听所占的比重是最大的。在接收信息的时候要具有积极的聆听的技能，给予对方高度的尊重。倾听可获取重要的信息；倾听可掩盖自身弱点，善听才能善言；倾听能激发对方的谈话欲；倾听能发现说服对方的关键；倾听可使你获得友谊和信任。

2.有效倾听的定义

所谓倾听，就是接收口头和非语言信息，确定其含义和对此做出反应的过程。

在对话中，把感观、感情和智力的输入综合起来，寻求其含义和理解的智力和感情过程。

从“听”字的繁体写法“A”中我们发现：一个“耳”字，听自然要用耳朵听；一个“心”字：一心一意，很专心地去听；“四”代表眼睛：要看着对方；“耳”下方还有个“王”字，要把说话的人当成王者对待。

因此，聆听不仅是耳朵听到相应的声音的过程，而且是一种情感活动，需要通过面部表情、肢体语言和话语的回应，向对方传递一种信息：我很想听你说话，我尊重和关怀你。

3.有效倾听的步骤

准备倾听，给对方一个信息，告诉他你已经准备好了，例如一个眼神上的交流。

在倾听过程中，采取积极的行动。积极的行动包括我们刚才所说的频繁点头，鼓励对方去说。那么在听的过程中，也可以身体略微地向前倾斜而不是后仰，这种姿势表示：我愿意去听，也努力在听。同时，对方也会发送更多的信息给你。

准备理解对方全部的信息，在沟通中你没有听清楚或者没有理解时，一定要及时告诉对方，请对方重复或者解释。这一点是我们在沟通过程中常常会忽略的。所以在沟通时，如果发生这样的情况应该及时告知对方。

4.有效倾听的准则

（1）不要打断对方的讲话。

打断对方的讲话是交谈中的一个普遍存在的问题。打断对方的讲话意味着你对其观点的轻视，或者表明你没有耐心听对方讲话。只有当需要对方就某一点进行澄清时，你才可以打断对方。

（2）不要让自己的思绪偏离。

影响有效倾听的另一个普遍性问题是思绪发生偏离。因为大多数人听话的接收速度通常是讲话速度的四倍，这样就容易导致听者在对方讲话时思绪产生偏离；相反，你应该利用这些剩余的能力去组织你获取的信息，并力求正确地理解对方讲话的主旨。

（3）不要假装注意。

常常有这种情况发生，当你并未真正注意听时，为迎合对方你假装附和，口头上讲一些表示积极应和的话，比如“我明白”“真有趣”“是的，是的”。这些回答如果是真正发自内心的，它们可以表明你的确是在认真地听对方讲话，不过如果你拿它们作为演戏的道具，那么等于告诉对方你没注意听他们的讲话。

（4）听话要听音。

在人际交往活动中，几乎所有的沟通都是建立在非语言表达的基础之上的，那种忙于做记录的人因此会失去许多重要的信息。将一些关键的话或技术性信息写下来是对的，但你的注意力应集中在对方的各种语气、语调表现和话语中的内涵上，而不应集中在孤立的语句上。

（5）要表现出感兴趣。

当你意识到对方讲话的重要性时，你才会去认真地听对方讲些什么，因此，你会失去一些重要信息。这些时刻几乎都是很短促而分散的，一般发生在会晤之初或是在拜访会谈的社交化部分内容中。

（6）要表明你在认真地听。

向对方表明你在认真地听他讲话，你希望他就有关问题进一步澄清，或是希望得到更多的有关信息，这些表现很重要。另外，如果你一边听一边手脚不闲、打哈欠，或用不适宜的声音附和，肯定会使对方感到你对他的讲话不感兴趣，导致谈话的中断，从而影响你们之间的友善关系。

（7）了解回应反馈。

为了理解对方的讲话，应该将这些讲话做出概括总结，这是回应反馈的一个重要方面。

它不仅表明你的确在认真地听对方说话，也为对方提供了一个帮助你澄清可能的误解的机会。

对于一些不能肯定的地方，你也可以通过直接提问的方式，来寻求得到对方的澄清。此外，你的问题还有获取信息和引导谈话进入你感兴趣的领域的作用。

（8）努力理解讲话的真正内涵。

很多情况下，我们并不能真正理解对方的讲话含义。因此，有以下几条途径供你在这方面有所改进。

用你自己的话重新表述一下你理解的含义，让对方检查正误。

当你不同意对方的观点但又必须接受其决定时，你需要格外认真地听他讲话，经常这样做才会知道自己应该在何时表示质疑为宜。

如果你发现被告知的某些事情会令你感到兴奋不已，这时，你要提醒自己是否由于自己在理解上出现问题而夸大其词，而事实却并非如此呢？

如果你对对方的某些讲话内容感到厌烦，这时你要尤其注意。一些很重要的事实可能会被错过，也许你只得到部分信息，因此你可能并不完全懂得对方究竟讲了什么。

即使是你以前已听过的信息，仍然要继续认真地听下去，“温故而知新”，不会有错的。

只要保持沉默就能学会很多事，这真是令人惊讶。如果你很沉默，别人会以为你比较聪明。靠听的能够比靠说的学到更多东西。

（三）反馈的技巧

1.反馈的定义

所谓反馈，是人所做的事、所说的话，这一信息旨在使行为有所改变或加强。反馈不是关于他人之言行的正面或负面意见，不是关于他人之言行的解释，以及对将来的建议或指示。

作为沟通过程的一部分，反馈就是在沟通过程中，信息的接收者向信息的发生者做出回应的行为。一个完整的沟通过程既包括信息发生者的“表达”，又包括信息接收者的“倾听”，也包括信息接收者对信息、发生者的反馈。

反馈、传送者和接收者之间的相互作用，是沟通成立的必要条件，反馈不一定是语言，比如回复的E-mail、调查问卷的答案等都是不同形式的反馈。

2.反馈的形式

当你接收完了信息之后，给别人一个建议，帮别人把工作做得更好，这就是反馈。反馈有两种形式，即正面反馈和建设性反馈。

正面反馈就是对对方做得好的事情予以表扬，希望好的行为再次出现。建设性的反馈就是在对方做得不足的地方，给他提出改进的意见。建设性反馈是一种建议，而不是批评，这是非常重要的。

在反馈的过程中，我们一定要注意有些情况并不是反馈。

（1）指出对方做得正确或者错误的地方。这仅仅是一种主观认识，反馈是你的表扬或者建议，为了使他做得更好。

（2）对于他的言行的解释，也不是反馈。这是对聆听内容的复述。

（3）对于将来的建议。反馈是着眼于目前或者近期的，而不是将来。

（4）关于他人言行的正面的和负面的意见，关于他人言行的解释，以及对未来的建议都不是反馈。

3.反馈的技巧

给予反馈应该做到：考虑接收者的需求，明确、具体地提供实例，平衡正面的与建设性的反馈，集中于可以改变的行为，在正确的时间给予反馈，不具有判断性。

接收反馈要做到：聆听，不打断，避免自卫，提出问题，澄清事实，询问实例，结合收到的反馈信息，以确认对其的理解，表明你将考虑如何去采取行动。