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什么是公文处理
时间:2024-12-23 20:32:04
答案

 公文处理是使文书发挥作用的工作过程,须经收、发处理的一系列环节,每一个环节都是公文运转处理过程依次出现的顺序,统称公文处理程序。

 公文各要素和标识的简介

 (一)眉首部分

 1.公文份数序号、秘密等级和保密期限。根据开发区实际,一般情况不标注。   2.紧急程度。急件公文分为“特急”、“急件”两种。其中,电报应当分别标识“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.发文机关标识。发文机关标识由发文机关名称和“文件”二字组成,如“贵州顶效经济开发区管理委员会文件”等。对一些特定公文可只标识发文机关名称。发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称。发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识。字号一般应小于22mmX15mm。联合行文时,主办机关名称排列在前,“文件”二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布。联合行文机关过多时,必须保证公文首页显示正文。   4.发文字号。由发文机关代字、年份、序号组成,如“区管发〔2009〕2号”,“区管发”指发文机关代字,“〔2009〕”指年份,“ 2号”指发文序号。整个意思就是顶效开发区管委会在2009年发的第2号文件。标识位置在红色反线上4毫米处,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年代应用全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位,即不编为001,不加“第”字。   5.签发人。上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空l字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排,同时,使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

 (二)主体部分

 1.公文标题。一般由发文机关名称、概括而成的公文主要内容和公文种类组成,如《省人民政府关于发布〈贵州省国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》等。公文标题是文件内容的高度概括,文字要求准确、简要、概括,书写时要居中书写,用2号小标宋体字。回行时要注意做到词意完整,排列居中对称,间距恰当,做到既有美感,又要避免产生歧义。除法规、规章名称加书名号外,公文标题一般不用标点符号。   2.主送机关。指公文的主要受理机关,书写时应当使用全称或规范化简称、统称。上行文一般只写一个主送机关,必须同时报送几个主送机关的,可以用抄送形式;下行文可以有两个以上的主送机关,但是,如果主送机关过多,则一般用规范的统称,如“顶效镇、区直各部门:”等。标识位置在标题下空1行处,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送。   3.公文正文。标识在主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。   4.附件。公文如有附件,在正文下空一行左空2字处,用3号仿宋体字标识,后标全角冒号和名称。附件如有序号,使用阿拉伯数码,如“附件:1××××××、”。附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号。如附件与公文正文不能一起装订,应当在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。   5.成文日期。以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期需要完整写出年、月、日,而且必须用汉字书写(“零”写为“〇”)。成文时间标识时,右边要空4字。   6.发文机关印章。按照规定,“公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。”单一机关制发的公文盖印的位置一般应上距正文2mm~4mm,以端正、居中、下压成文时间为标准。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。联合行文的印章:当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时,应将各发文机关名称排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布。最后一排印章之下右空2字标识成文时间。   7.附注。指需要说明的其他事项。公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。上行文的“请示”文种中,应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

 (三)版记部分

 1.主题词。是进行文献标引、存储、检索等工作的工具,位于附注之下,抄送机关之上,它是为实现机关办公自动化,提高办公效率和质量的一个重要环节。一般的排列次序为:反映公文内容的主题词在前,反映公文形式的主题词在后。在单主题公文中,反映公文中心内容的主题词在前,反映公文分述内容的主题词在后;在多主题词公文中,反映公文内容的各主题词按其出现的先后次序排列。“主题词”三个字用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号小标宋体字,词目之间空1字。   2.抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送,在主题词下一行,左空1字用3号仿宋体字标识,后标全角冒号。抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐。在最后一个抄送机关后标句号。   3.印发机关和印发时间。位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置,用3号仿宋体字。印发机关左空1字,印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

 (四)其他部分

 1.格式中的几个用线。   (1)在眉首与主体之间,一般用一条红色的间隔线。使用这条线的区别是,党的领导机关如中央、省委、州委、工委文件的间隔线中间有一颗红五角星,行政机关如国务院、省政府、州政府、管委会的文件一般采用一条连续的横线,中间没有红五角星。   (2)版记中各要素之下均加一条黑色反线,宽度同版心。   2.用纸。公文用纸一般采用A4纸,开发区已全部使用。   3.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。   4.排版规格与印制装订要求。   (1)排版规格。正文用3号仿宋体字,一般每面排22行,每行排28个字。   (2)印刷要求。双面印刷,页码套正,两面误差不得超过2mm。印品着墨实、均匀,字面不花、不白、无断划。   (3)装订要求。公文应左侧装订,不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落,后背平整、不空。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。   5.页码。用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行处。数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页与空白页以后的页不标识页码。

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