个人在向单位发送告知函时，需要明确告知函与答复函的主要区别。告知函主要是向对方传达信息，而答复函则是回应对方询问的具体问题。告知函的正文通常涵盖两部分内容：告知原由和告知事项。

告知原由部分应简明扼要地说明制发函件的原因。告知事项部分则需详细叙述具体的内容，以及对方需要注意的细节。

撰写告知函时，标题的构造方式很重要。通常标题由发文机关、事由和文种构成，有时也可以简化为事由和文种。在正文的开头部分，应详细说明行文的缘由、背景和依据。

去函时，应说明根据上级指示精神或本地区、本单位的实际需求。复函时，应引用对方来文的标题及发文字号，并简述来函主题，随后以承启语引出主体事项。

主体部分应详细说明需要商洽、询问、答复、联系、请求批准或答复审批及告知的具体事项。事项较为单一时，可与行文缘由合为一段。若事项复杂，则应分条列项书写。

告知函结尾常用“特此函告”、“特此函达”等语句。若要求对方回复，则可使用“盼复”、“望函复”、“请即复函”等语句。

请批函则多以“请批准”、“请大力协助为盼”、“望能同意”、“望准予××是荷”等习惯用语收束。复函的结尾常用“特此复函”、“特此回复”、“此复”等惯用语。

需要注意的是，如果函件仅用于告知而不需对方回复，则可不写结语。