使用电子文档管理系统和使用电子邮件，即时通讯工具。

1、通过使用电子文档管理系统，可以将文档数字化、分类、存储、检索和分享。

2、通过使用电子邮件和即时通讯工具，可以实现线上协作和沟通，减少打印和邮寄文件的次数，提高效率和响应速度。